Les documents de projet : un gisement d'efficacité

Un projet industriel ou commercial, c'est une masse considérable de documents. Ces documents sont créés directement avec des outils bureautiques comme ceux de la collection Microsoft Office: Word, Excel, Powerpoint.

Ces documents ont beaucoup de valeur, ils sont la matière même du projet. Ils en portent tous les enjeux ! Malgré cela, rares sont les organisations qui arrivent à s'organiser pour partager efficacement cette masse d'information, l'information de projet.

Il y a là un gisement d'efficacité à exploiter :

des milliers d'heures sont investies pour produire de l'information;
plus tard de nombreuses heures sont perdues à retrouver cette matière précieuse;
il se produit parfois des loupés spectaculaires, et pourtant "le bon document" existait !

Documentation gratuite

ABC-Document est une GED simple orientée projets

Cette solution est basée sur des outils du Web : le logiciel est un site web, que l'on installe en une seule fois, sur le serveur de votre choix. Nous pouvons également vous fournir l'hébergement de la solution.

Les documents sont organisés autour des projets de l'entreprise. Ils ne sont pas rangés en fonction d'un labyrinthe de répertoires.

Cette solution gère les versions successives des documents; elle gère la validation des documents importants par les interlocuteurs de l'entreprise.

La formation des utilisateurs est rapide : en effet l'utilisation est concentrée sur deux écrans, l'écran de liste et de recherche, et la fiche de document.

Attention ! pas de gestion documentaire sans organisation

Plus d'informations...

Une solution de partage documentaire, cela part d'un désir de clarté et de lisibilité; c'est avant toute chose une volonté d'organisation.

Le choix d'un logiciel de GED (gestion documentaire) n'est pas un choix neutre. Cependant, aucun d'entre eux ne peut être mis à profit sans un minimum d'organisation.

... Car certains penchants de la nature humaine s'opposent à un partage efficace :

protectionniste : "je garde l'information sous le coude"
envahissant : "cet espace de partage est pratique; je vais aussi y ranger mes données personnelles"
créatif : "... je n'ai pas mon pareil pour trouver un titre original à un tableau excel"
conservateur : " dans le doute, j'ai renommé en .old les anciennes versions et j'ai gardé une copie de l'ensemble des répertoires"
trop organisé : "pour chaque sous-version de chaque fichier, je crée un niveau d'arborescence correspondant, indicé par la date"
négligent : "oui je sais qu'il y a eu des modifs, d'ailleurs sur ma version je les ai notées au crayon".

C'est pourquoi la formation est si importante, parce qu'elle décrit, en plus du mode d'emploi du logiciel, les quelques règles de base à respecter par chacun, qui vont effectivement permettre un partage efficace.